Polityka prywatności

Administratorem danych osobowych jest Gabor Grzybek — osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Gabor Grzybek Handel i Usługi, wpisaną do CEIDG, NIP: 6372214433, REGON: 389680743, adres: ul. Sosnowa 9/91, 32-310 Klucze, e-mail: hello@replybasis.pl (dalej: „Administrator").

Dane Użytkowników Usługi: imię i nazwisko, adres e-mail, hasło (w postaci zaszyfrowanej), nazwa organizacji, dane rozliczeniowe, data akceptacji regulaminu i zgód.

Dane przetwarzane w imieniu Użytkownika: treści wiadomości oraz dane kontaktowe klientów końcowych (np. e-mail, telefon, login na platformie, załączniki), pobierane z podłączonych kanałów w celu obsługi korespondencji. W tym zakresie Administrator występuje jako podmiot przetwarzający, a Użytkownik jako administrator danych swoich klientów (zob. § 8 — Powierzenie przetwarzania).

Dane przetwarzamy w celu: świadczenia Usługi i wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), rozliczeń i obowiązków podatkowych (lit. c), zapewnienia bezpieczeństwa, obsługi reklamacji i rozwoju Usługi w ramach prawnie uzasadnionego interesu (lit. f), a w przypadku komunikacji marketingowej — na podstawie zgody (lit. a), którą można w każdej chwili wycofać.

Dane mogą być powierzane zaufanym podmiotom przetwarzającym: dostawcy hostingu/serwera, operatorowi płatności PayU S.A., dostawcy poczty (SMTP) oraz dostawcom podłączonych API i AI (m.in. Allegro, Google, Meta, OLX, eBay, Anthropic) — wyłącznie w zakresie niezbędnym do działania Usługi. Poświadczenia kanałów oraz klucze przechowywane są w postaci zaszyfrowanej (AES-256-GCM). W razie przekazywania danych poza EOG stosujemy standardowe klauzule umowne.

Usługa oferuje opcjonalnego asystenta AI proponującego treść odpowiedzi. Asystent jedynie wspiera Użytkownika — nie podejmuje wobec klientów końcowych decyzji wywołujących skutki prawne i nie prowadzi profilowania w rozumieniu art. 22 RODO. Treść odpowiedzi zawsze zatwierdza człowiek.

Dane konta i konwersacji przechowujemy przez czas korzystania z Usługi. Po usunięciu konta dane Organizacji (użytkownicy, kontakty, konwersacje, wiadomości, załączniki) usuwane są niezwłocznie, nie później niż w ciągu 30 dni. Dane rozliczeniowe (faktury, płatności) przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi (5 lat licząc od końca roku podatkowego). Kopie zapasowe są nadpisywane w ramach cyklu retencji backupów.

Przysługuje Ci prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz wniesienia sprzeciwu, a także prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia). Prawo do przenoszenia i usunięcia danych zrealizujesz samodzielnie w panelu (Ustawienia → Konto → „Eksportuj dane" / „Usuń konto"). Masz również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

W zakresie danych klientów końcowych Użytkownika Administrator przetwarza je wyłącznie na udokumentowane polecenie Użytkownika, zapewnia poufność, stosuje środki bezpieczeństwa (szyfrowanie, kontrola dostępu), pomaga w realizacji praw osób, których dane dotyczą, oraz po zakończeniu świadczenia usuwa dane. Na żądanie Użytkownika udostępniamy odrębną umowę powierzenia przetwarzania (DPA) pod adresem hello@replybasis.pl.

Stosujemy pliki cookie w trzech kategoriach: niezbędne (utrzymanie sesji logowania i bezpieczeństwo — nie wymagają zgody i są zawsze aktywne), analityczne (pomiar i statystyki ruchu) oraz marketingowe (dopasowanie reklam, remarketing).

Pliki cookie analityczne i marketingowe są domyślnie wyłączone i uruchamiane dopiero po wyrażeniu zgody w banerze prezentowanym przy pierwszej wizycie. Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać, korzystając z odnośnika „Ustawienia cookie" w stopce serwisu. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego wcześniej.

Polityka może być aktualizowana. Aktualna wersja jest zawsze dostępna w aplikacji pod tym adresem; o istotnych zmianach poinformujemy Użytkowników e-mailem lub w panelu.